As built tekenwerk outsourcen komt bij ons meestal pas op tafel wanneer een dossier al te lang op de plank ligt. Blijft dat liggen, dan stapelt het probleem zich op: een oplevering die vertraagt, een klant die om een actueel dossier vraagt, of een volgend project dat niet kan starten omdat de bestaande situatie nergens correct staat.
Wij herkennen dat beeld uit onze eigen praktijk, waarin as-builtmateriaal soms verkeerd was afgedrukt en deels met de hand was getekend, slecht leesbaar en rommelig. In plaats van de opdrachtgever daarover steeds te bellen, hebben wij dat zelf uitgezocht en het alsnog netjes opgeleverd.
Wij tekenen, wij doen geen engineering en geen berekeningen, en die afbakening houdt het traject overzichtelijk. Elke tekening halen wij door minimaal drie controlelagen voordat die naar de opdrachtgever gaat, wat het aantal fouten in de praktijk minimaal houdt. Wie as-builtwerk aan ons uitbesteedt, wil vooral dat het dossier weer klopt met de werkelijke situatie, zonder dat het eigen team daar wekenlang tijd in steekt.
Routing van een kabelgoottracé in het model, opgebouwd met parametrische families die de materiaalstaat meenemen.
Voor wie as built tekenwerk outsourcen speelt
As built tekenwerk outsourcen komt bij ons vooral op tafel via aannemers, engineeringbureaus en fabrikanten die een dossier moeten bijwerken nadat een project al is uitgevoerd. Aan tafel zitten daarbij managers, teamleiders of eigenaren die merken dat het eigen tekenteam onvoldoende tijd overhoudt naast het lopende werk. Het probleem ontstaat meestal doordat de uitvoering is afgeweken van de oorspronkelijke tekening, zonder dat iemand die afwijking netjes heeft vastgelegd. Er is dan een bouwplaats, een installatie of een leidingtracé dat in werkelijkheid anders ligt dan op papier, en niemand in het eigen team heeft de tijd om dat verschil systematisch bij te werken.
Soms is het onderliggende materiaal zelf al een probleem: aantekeningen op een geprinte tekening, een schets die met de hand op de bouwplaats is gemaakt, of een dossier dat is samengesteld uit stukken van verschillende momenten die niet meer op elkaar aansluiten. In onze eigen praktijk kregen wij as-builtmateriaal binnen dat verkeerd was afgedrukt en deels met de hand was getekend, slecht leesbaar en rommelig.
In plaats van de opdrachtgever daar steeds over te bellen, hebben wij dat zelf uitgezocht en het dossier alsnog netjes opgeleverd. Firefly is in onze eigen praktijk het voorbeeld waarbij dit soort werk vaker langskwam, verspreid over meerdere projecten. Wat deze opdrachtgevers gemeen hebben, is dat het dossier ergens in de organisatie nodig is, voor onderhoud, voor een vervolgproject of voor overdracht, en dat uitstel geen optie meer is. Wij pakken dat werk op zodat het eigen team aan de lopende projecten kan blijven werken.
Opschalen bij een groot as-builtdossier
Een as-builtdossier verschilt sterk in omvang: soms gaat het om een beperkt aantal tekeningen, soms om een compleet project met tientallen bladen die wij allemaal moeten bijwerken. Daar hebben wij ons op ingericht: met een groot, flexibel team van tekenaars schalen wij per project op of af naar wat het werk vraagt. Bij spoed voegen wij direct extra mensen toe, zonder dat wij eerst iemand hoeven te werven en in te werken zoals in een eigen tekenkamer vaak het geval is.
Dat opschalen doen wij zonder onze controlestructuur te veranderen, want ook bij een groter team houden wij dezelfde controlemomenten op elke tekening aan. Valt er iemand uit door ziekte, of gaat iemand op vakantie, dan vervangen wij die persoon zodat wij het dossier gewoon verder afronden. Bij een deadline die niet mocht schuiven hebben wij eerder avonden en weekenden doorgewerkt, met dagen van veertien tot vijftien uur, om op tijd te leveren, ook tijdens een geplande vakantie van Sam, onze teamleider.
Voor de opdrachtgever betekent dat concreet dat er geen doorlopende loonkosten zijn voor capaciteit die alleen tijdens dit soort dossiers volledig meedraait. In plaats daarvan koopt de opdrachtgever capaciteit bij ons in op het moment dat die nodig is, en die schalen wij weer af zodra het dossier klaar is. Voor een aannemer die na oplevering ineens een stapel bijgewerkte tekeningen moet aanleveren, ligt daar meestal precies de behoefte, zonder dat er iemand extra in vaste dienst hoeft te komen voor werk dat daarna weer afneemt.
Geen doorlopende loonkosten en geen bezetting die na de piek leeg draait. Valt bij ons iemand uit door ziekte of vakantie, dan vervangen wij die persoon en loopt het werk gewoon door.
De kostenopbouw bij as built tekenwerk outsourcen
Bij as built tekenwerk outsourcen rekenen wij op uurbasis of met een vaste prijs per project, en welke vorm het beste past bepalen wij in overleg met de opdrachtgever. Bij een dossier waarvan de omvang vooraf goed is in te schatten, ligt een vaste projectprijs vaak voor de hand. Bij een dossier waarvan wij pas tijdens het werk zien hoeveel afwijkingen er precies zijn, past uurbasis beter, omdat niemand vooraf exact weet hoeveel werk er in de bestaande situatie zit. Wij schrijven uitsluitend zuivere werktijd, dus loopt iemand vijf minuten weg voor koffie, dan gaat die tijd niet mee in de uren. Wij werken niet met een strippenkaart of een maandelijks urenabonnement, wat het overzicht voor de opdrachtgever eenvoudig houdt. Wat de kosten in de praktijk drukt, is vooral hoe overzichtelijk het aangeleverde materiaal is: een dossier met duidelijke foto's, meetgegevens en aantekeningen verwerken wij sneller dan een stapel handmatige schetsen zonder duidelijke maatvoering.
Ook de ruimte die wij krijgen om zelf uit te zoeken wat er precies is afgeweken, scheelt tijd ten opzichte van een traject waarin wij over elk detail moeten terugkoppelen. Een raming maken wij na het eerste gesprek, waarin de opdrachtgever de omvang en de staat van het bestaande materiaal toelicht. Op basis daarvan geven wij een inschatting van onze aanpak en de te verwachten inzet. Wij noemen pas een prijs wanneer de omvang van het dossier voldoende duidelijk is. Zo weet de opdrachtgever waar de kosten vandaan komen voordat wij aan het dossier beginnen.
Samenwerking en overleg tijdens het traject
Barry, onze projectmanager, is bij ons meestal het eerste aanspreekpunt zodra een aanvraag voor as-builtwerk binnenkomt, waarna Sam het technische deel overneemt en het project verder begeleidt. Voor de opdrachtgever betekent dat één vast aanspreekpunt gedurende het hele traject, in plaats van steeds een ander contact bij elke vraag. Het traject start met een gesprek waarin de opdrachtgever de bestaande situatie toelicht en ons het materiaal aanlevert dat als basis dient voor de revisie.
Uit dat gesprek halen wij ook welke tekenstandaard geldt, want wij werken altijd volgens de standaard van de opdrachtgever en niet volgens een eigen sjabloon. Wij leveren het werk in delen op, zodat de opdrachtgever tussentijds kan reageren op wat er al klaar is en waar nodig een prioriteit kan bijstellen.
Na elke deellevering vragen wij actief om feedback, en die verwerken wij in de volgende ronde, zodat er bij de eindoplevering geen verrassingen ontstaan. Het overlegritme stemmen wij per opdrachtgever af, van overleg om de twee dagen tot wekelijks contact, afhankelijk van hoe snel het dossier klaar moet zijn. Dagelijks contact loopt via e-mail, telefoon en overleg, en bij grotere trajecten werken wij in een omgeving waarin de opdrachtgever kan inloggen en de voortgang kan volgen.
Bij losser as-builttekenwerk leveren wij op via e-mail, met dezelfde opbouw in delen en feedbackrondes, zodat de opdrachtgever ook zonder die omgeving zicht houdt op de voortgang. Het intellectueel eigendom van het opgeleverde dossier ligt bij de opdrachtgever, en waar een geheimhoudingsverklaring gewenst is, staan wij daarvoor open.
Veelgestelde vragen over as built tekenwerk outsourcen
Leg uw as built tekenwerk bij ons neer
Stuur uw stukken en tekenafspraken, dan laten wij binnen een tot twee werkdagen weten wat wij kunnen oppakken en wanneer.